胡言乱语谈产品管理(8)-谈一谈产品管理文档

项目结束,自己给自己放了个假,出去转了几天,今天开始进入新的工作状态,也没什么具体的工作,就是给上一个项目扫扫尾。

我不知道大家是否在项目结束后,有扫尾的习惯,我通常会花2天的时间去把所有在项目中出现的产品方面的文档重新过一下,我叫做“文档回归”,大家可别认为这种文档回归没有用,其实对于一个产品经理来说,在项目结束后,从头到尾看一边产品文档,至少有以下几个好处:

1、思路的重新整理:因为产品项目短则1个月,多则2、3个月,在这个过程中,多少会出现“忘记”的情况,但是项目中有没有太多的时间去回顾,因此,通过文档回归,可以把自己的思路重新整理清晰,知道自己是怎么一步一步走过来的。

2、知道发生了什么变化:产品在项目中,肯定会有各种各样,大大小小的变化,这些变化会记录在相应的文档里,例如需求发生变化,就会引起一系列文档的变化,而出现新的版本,在项目结束后,通过回顾不同版本的文档,就可以知道,产品在过程中都曾经发生过什么变化,并且是如何处理的。

3、找到不足:在一些大型项目中,通常是多个产品经理联合作业的,同时,每个人写文档的能力也有所不同,通过文档回归,可以看到别人的长处,找到自己的不足,来加强自己的能力。一般在项目结束后,我会把主要的产品文档发给产品部的几个人产品经理,让大家互相学习。

文档是一个项目的线索,是贯穿于整个项目过程的,是把项目各个环节串联起来的唯一介质,文档回归其实就是把文字化的东西重新形象化,让自己头脑中回忆整个项目过程的点点滴滴。

不过,在这篇文章里,暂且不提“文档回归”该如何做,那说什么呢?就说一些我在文档回归中发现的一些关于产品文档的想法吧。

先说文档在产品管理工作中的作用,说实话,我是经历了一个“从看重文档到忽视文档再到看重文档”的一个过程。

刚做产品经理的时候,什么也不懂,就知道写文档,任何工作都用文档来记录,也不管真的是否有用,看着自己电脑里满满的产品文档,一种满足感油然而生,其实现在想想,那就是一种盲目,因为不懂,所以盲目,甚至还建议上面应该增加这个文档,增加那个文档,也赶上上面也是稀里糊涂,好像对文档也有一种疯狂的热爱,竟然全都答应了,结果,一个项目下来,竟然写了50多个大大小小的文档,成天就是做这个了,呵呵。

后来做了一段时间后,发现,这样写文档太累了,怪不得其它部门的同事就认为咱们是写文档的呢,可不吗,每天见到咱们的时候,不就是泡在文档里吗!有了这样的想法,就开始忽略文档,怎么忽略呢,能用嘴说的就不用手写,能简单写的就绝不详细写,不明白,好,你过来,我讲给你听,动嘴肯定简单多了。

后来发现,这样也不行,第一是动嘴是省了写文档了,但是一旦你不在公司,项目出了问题,就无法进行了,二是项目结束后,想回忆一下整个过程,结果才发现,可怜的几个文档是那么的支离破碎,连自己还得想半天才能想起来。

由此可见,文档这种东西,要搞清楚他应该如何来使用,首先得明白文档在产品管理工作到底有什么作用才行。

文档的作用其实很简单,就有3个:

1、记录介质:毋庸置疑,文档本来就是用来各种信息的,这个不用多说。

2、过程推动:产品过程是由不同阶段的不同项目构成的,而不同项目又是由不同的构成构成的,要把这些过程和项目有机的结合起来,目前来看,最主要也是最重要的介质就是文档,有了市场需求文档才能有产品需求文档,有了产品上市文档,才能有产品结项文档,每个项目过程是否应该进入到下一个过程,只要靠文档来定义而不是口头。

3、抽象体现:如果说上市的产品是形象体现的话,那么某个产品项目过程中所有的文档就是产品的抽象体现,为什么这么说呢,因为,这些一套完整的产品文档就能让一个即使没有见过实体产品的人明白要做什么,能够通过这套文档在头脑中形成一个轮廓出来。

知道了文档的作用,那么就可以看出,文档不是可有可无的问题,也不是多或者少的问题,基本的原则是要依据文档作用来定,只要需要体现这三个作用中的某个作用的过程或者阶段,就必须存在相应的文档来支持。

知道了这个,再结合公司的产品管理过程,就可以知道设置什么样的文档来作为支持了。

(不好意思,本来想拿公司的几个文档来说明的,但是仔细想了想,还是不拿的好,希望大家理解。)

知道了文档的作用,但是是否在过程中出现的每个文档,其作用都是一样的吗?答案是否定的,要说明这点,就得从文档的类型定义来说。

我在工作中,把文档分为三种类型:

流程类:这类文档在过程中占大多数,其作用就是在具体的过程中其推动流程的作用,是顺序化的文档,例如市场需求文档。

控制类:这类文档不多,但是很重要,其作用就是公司产品战略的具体体现,从名字也可以看出,这类文档是对某个产品项目甚至某个产品的发展起方向性和指导性的文档,例如年度产品计划。

决策类:这类文档是“点文档”,其作用就是在项目过程的某个点上起到“决定性”的作用,本身这类文档是没有太多意义的,只是对这个决策点进行记录,例如产品立项文档。

概括来说,文档的三种类型,分别是:承上启下;控制方向;决策记录。

介绍完了文档的类型,再说一些文档规范,我在工作中,发现好多公司或者个人都没有一个很好的文档管理规范,这样会造成文档的混乱和难于管理,当然,这个规范不是只适用于产品管理部门,只要涉及到全公司业务部门的,都应该统一文档规范才行。

我现在公司的文档管理其实也不规范,就是研发部和产品部做到了一致,其它业务部门还不行。

这里只说一下我建议公司要做的文档规范包括什么吧。

文档管理的规范至少应该包括:

  • 文档模板:这个不多说了,但是有一点就是,坚决反对用网上下载的文档,可以参考,但不可以照搬。
  • 文档编号规范:其实这里面包括两方面的含义,一个是文档本身的编号原则,另一个是文档内容的编号原则。
  • 文档存取规范:在这点上,好多公司做的不是太好,文档存取过于混乱,很容易造成资料泄密的。
  • 文档撰写规范:每个文档的作用不同,类型不同,文档本身的定义也不同,这里就涉及到一个内容展示的要求,如果展开讲的话,要讲的就多了,每个文档都有不同的撰写标准,抽时间再专门介绍一下。
  • 文档级别规范等:文档既然有类型,那么就是说明,不同级别的人可以看不同级别的文档,这和国家要害部门的“密级”管理有些一样,毕竟产品战略是公司最核心的信息,一定要把握好了。否则很容易出现自己的产品还没上市呢,竞争对手的仿制品已经出来的情况。

以上分别介绍了产品管理文档的作用、类型和规范,因为我认为,如果单讲文档,就有很多要讲的东西,同时,讲文档,如果没有样板,也不容易讲清楚,但是一旦涉及到样板,就很有可能涉及到公司信息,因此,在本文里,我就点到为止,等我想好了,再深入讲具体的东西,呵呵!

最后,再提一下,不知道大家的文档是怎么管理的,先不说用VSS这样的工具,只问大家一个问题:所有的文档在完成后,是否都会有一套打印版的进行封存?

这个是我个人建议大家都去做的,一定不要把眼光只放在电子版上,一定要有一套打印版的文档进行封存,这不是浪费纸,而是确实是为了保证公司信息的安全,同样也是一种规范管理的体现。

呵呵,又讲了一堆东西,在“文档回归”的时候想到的,我这人就是容易乱想,看到什么就能想一大堆东西,要不我这叫“胡言乱语谈产品管理”呢?呵呵!

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