要是再不把这些管理起来,底裤就被人看到了

那天刚刚发布了暑期福利,《手把手教你构建一套优秀的产品文档体系》,学习群(加 UCPMTangYuan 这个微信号入群啊)里就有个兄弟提了一个问题:

这个问题提的非常好,我们知道,在实体化的产品出现之前,对于产品经理而言,能够一窥产品的介质其实只有一类,就是在实体化产品出现之前的各种文档,少则十几份,多则几十份,看起来似乎还不算多,但是我们想想,干上一年,二年下来,你可能积累的文档就多达上百份了,这还是一个产品的,如果有十个,八个产品,文档的数量也不是少数啊。

因此,如何把这些产品发展过程中的文档统一管理起来,肯定就是一个比较重要的工作了。

有朋友会说了,产品经理各自把各自的文档管理好就可以了,有必要统一管理吗?

还真有必要,大道理不说,我就讲一个我以前一家公司出现的问题,大家就应该知道为什么统一管理成果(文档是一类非常重要的成果,它承载了实体产品出现之前的所有产品信息)是必须要重视起来的一个工作了。

这家公司是一家软件公司,可能因为创始人是技术出身,对过程中的各种成果的管理都不是太重视,只想着快速的把软件开发出来,然后发布,结果在第一版的时候就出了一个非常非常严重的问题,大致的情况就是,他写的源代码就放在自己的电脑上,并且对他认为信得过的几个骨干完全不设防,结果其中有一个人就获取了他的源代码,然后偷偷拿到广州压了一批盘进行销售,创始人知道后,差点没气死,刚刚有点眉目的业务也几乎被扼杀在摇篮中。

吃一堑长一智,经历了这次教训后,他开始意识到产品发展过程中各类成果的存放安全性是非常重要的,于是,在自己的办公室里专门放了台电脑,就是存放各类代码类的成果,如果研发有人需要,必须到他的办公室申请,研发的电脑全部不带U口,不能上网,等等吧,这一系列的措施尽管看起来非常苛刻,但是我们可以理解,安全就是安全,容不得一丝的松懈。

延伸到我们产品管理部,因为产品部主要产出的就是文档,因此,同样依照公司最高级别的安全制度,设计了一套《产品管理文档管理制度》,并且还专门在产品部内设立一个文档工程师的角色,由部门助理担任。

说到这里,是不是有些朋友认为这有点大题小做,或者矫枉过正了,其实我刚开始按照这套制度执行的时候,也觉的很不习惯,很不舒服,别的不说,就说一点,我们产品经理自己写的文档,都不能够随意交付给业务部门的同事,必须经过文档工程师的审批和通过才可以,并且还不允许一次性交付多份文档给同一个人,等等吧,其实还有很多其它细节的管理措施,咱们后面再说。

不过后来我逐渐明白了,这样做,尽管麻烦一点,但是确实提升了成果的安全性,其实,在我看来,产品管理体系中成果的安全性保护,事实上要比研发体系(比方说软件的源代码)的安全性保护还要高,为什么呢?

我们想一下,如果是研发体系的成果,基本上就是实体产品了,只要皮尺部够牛,那么,很快就能搞出来山寨的,但是,产品管理部的就不一样了,不但有定义实体产品规格的文档,还有所有和商业、业务、产品有关的各种文档,这就不是只泄露了一个实体产品那么简单了,可以这么说,要是有人能够拿到全套的产品管理文档,那等于是拿到了一套产品的完整解决方案,不但告诉了对方产品该怎么做,还告诉了这个产品的来龙去脉。

这也就是为啥,在情报界的世界,文字资料永远要比实物材料更有价值的原因。

因为文字资料里思想,有见解,有判断,有分析,关键还是直接呈现的。

产品管理文档为什么要被管理起来的意义说完了,接下来开始重点,如何来构建这个管理制度。

先简单说一下构建原则,我把它称为是“图书馆原则”。

何为图书馆原则呢,其实很容易理解,我们想一下,如果你想到图书馆借阅一本书,那么,那么,图书馆是怎么来控制整个流程的呢?

想清楚了这个,那么,我们的产品文档的管理制度其实也就有了,我简单用图来表示一下这个过程,大家看PPT1:

PPT1

在管理规范中,可以细分为七个子规范,大家看上图。

接下来,我就以PPT的形式对每个子规范进行一个详细的说明。

1、文档库规范

大家看PPT2:

PPT2

2、命名规范

大家看PPT3:

PPT3

3、组织规范

大家看PPT4:

PPT4

4、撰写规范

大家看PPT5:

PPT5

5、传递规范

大家看PPT6:

PPT6

6、储存规范

大家看PPT7:

PPT7

7、审核规范

大家看PPT8:

PPT8

以上七个子规范基本上就构成产品文档管理规范的核心,或者这么说,如果你是初步建立文档管理规范,那么,这七个子规范直接拿去用就足够了,当然,在实践的过程中,可能你还需要思考以下几个问题:

1)是否还有可以补充的规范?

2)子规范的细节是否还可以继续完善?

3)相关配套的规范管理工具是否还需要补充?

4)这套规范是否可以延伸到更广层面的成果管理中?

5)当然还有最重要的,就是制度和规范有了,但是一旦形同虚设,那么,一切就都没有意义了!

好,关于文档管理规范就讲这么多,如果需要文字版的管理规范说明,请加学习群获取。

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